Bij ouderenzorgorganisatie Sint Jacob werken de ondernemingsraad (OR) en raad van bestuur (RvB) aan meer inspraak door medewerkers. Ze zijn ervan overtuigd dat meer betrokkenheid zorgt voor betere beslissingen en meer werkplezier, waardoor de ruim 600 cliënten nog betere persoonlijke zorg gaan ervaren. Dit vereist dat medezeggenschap op een andere manier in de organisatie ingebed wordt en vraagt een andere werkwijze van de ondernemingsraad: meer stimuleren en coachen (procesbegeleiding) en meedenken vanaf het begin door onder andere regelmatig strategisch overleg met de RvB. Tevens moet de OR meer zichtbaar zijn in de organisatie en in contact met medewerkers. Hoe verloopt deze transformatie? Midden in de verandering blijken de RvB en OR opvallend ambitieus.
Stem van de medewerker?
We zetten de klok terug naar 2018. Sint Jacob heeft een nieuwe raad van bestuur met Irma Krieg en Eduard van Bockel. Zij geloven sterk in de kracht van meer zelfstandigheid en regie van medewerkers en teams: meer betrokkenheid en eigenaarschap van medewerkers draagt bij aan beter en meer gedragen beslissingen in de organisatie en draagt bij aan meerwerkplezier en daarmee aan goede zorg voor cliënten. Dat jaar wordt een nieuwe missie en visie van Sint Jacob bepaald, waaronder een andere kijk op medezeggenschap van medewerkers in de organisatie. Medezeggenschap wordt op diverse niveaus in de organisatie belegd. Zo krijgen medewerkers direct en indirect op verschillende niveaus inspraak op onderwerpen die henzelf, hun team, hun locatie of zelfs heel Sint Jacob raken. Onderstaande tabel maakt dit duidelijk.
De OR is niet direct overtuigd en heeft tijd nodig om in te schatten of deze andere inrichting van medezeggenschap in de praktijk uitvoerbaar is. Tegelijk is de OR zoekende naar manieren om zijn betrokkenheid te vergroten en zich beter te verbinden met de medewerkers op de werkvloer. Bij de gangbare werkwijze gaan alle dertien OR-leden tweewekelijks tijdens een lange vergaderdag om tafel om allerlei voornemens en plannen van de RvB te bespreken. In twee commissies kunnen leden dieper op de inhoud ingaan. De OR en de medewerkers staan zo te ver van elkaar af, medewerkers zijn niet betrokken bij de onderwerpen die in de OR besproken worden en weten de OR niet te vinden.
Van experimenten kan je leren
Zo valt de nieuwe visie van de RvB samen met een OR die op zoek is naar meer impact en betrokkenheid van medewerkers. Beide besluiten om te gaan experimenteren met een nieuwe werkwijze. Zij nodigen medewerkers uit om mee te denken over verschillende onderwerpen, bijvoorbeeld over de gedragscode van Sint Jacob: medewerkers uit diverse onderdelen van de organisatie, OR-leden en de RvB werken samen aan het opstellen van de code. Hierdoor ervaren RvB en OR hoe ze medewerkers direct kunnen betrekken om gezamenlijk te werken aan het vormgeven van beleid. Een hele verandering ten opzichte van de oude werkwijze waarbij de RvB beleid maakte en dit daarna door de OR getoetst werd.
Stappen richting nieuwe werkwijze
Uiteindelijk mondt dit in 2020 uit in een intentieverklaring, waarin de OR en RvB afspreken zich in te spannen voor een nieuwe werkwijze en gezamenlijke doelen en resultaten. Maar voor het zover is volgt een fase met veel overleg. Nieuwe leden moeten zich de nieuwe werkwijze eigen maken. En voor de meeste OR-leden, echte doeners met een groot zorghart, is dit een flinke uitdaging. De toenmalige voorzitter Edwin Meure speelt in deze fase een belangrijke rol. “Binnen de OR leefde toen de sterke overtuiging dat het uit de OR zelf moest komen. We wilden het gevoel krijgen dat het echt iets van ons was. En dat we ons daarbij niet teveel moesten laten leiden door de bestuurder. Het geduld van het bestuur werd toen flink op de proef gesteld. Uiteindelijk groeiden we samen in dit proces en trokken we steeds meer samen op”.
In de periode die volgt zetten de OR en de RvB mooie stappen naar een nieuw model voor medezeggenschap. Zo participeren OR-leden bij de analyse van het personeelsbestand per locatie om te komen tot een strategisch personeelsbeleid. Tevens is OR betrokken bij de totstandkoming van een aanpak om talent bij jonge zorgmedewerkers te ontwikkelen. En medewerkers worden betrokken bij de planfase voor de renovatie van een tweetal locaties van Sint Jacob.
Model ‘Moderne medezeggenschap bij Sint Jacob’
Begin 2022 volgt een evaluatie van wat er tot dan toe bereikt is. Op basis daarvan stellen de RvB en de OR een nieuw model ‘Moderne medezeggenschap bij Sint Jacob’ vast. Hiermee wordt de medezeggenschap binnen Sint Jacob blijvend vernieuwd. De belangrijkste onderdelen in het model zijn de werkwijze van de moderne OR en de nieuwe rollen en samenstelling binnen de OR.
Naar de locaties
De OR start met locatieduo’s: aan elk van de acht locaties van Sint Jacob worden twee OR-leden gekoppeld, waarvan er een op de locatie werkzaam is en de ander niet. Deze locatieduo’s zijn een belangrijk onderdeel van het experiment om medezeggenschap breder in de organisatie te verankeren. De locatieduo’s gaan naar de locaties om in gesprek met medewerkers te horen wat er goed gaat en vervolgens met het management van de locatie af te stemmen hoe het beter kan. Dit geeft veel voldoening en energie en zorgt voor betrokkenheid van veel medewerkers die voorheen nooit contact hadden met de OR. Het dagelijks bestuur van de OR geeft de leden veel ruimte om eigen invulling te geven aan het overleg en coacht de duo’s in hun rol.
Dankzij het draagvlak voor de inzet van deze duo’s bij de RvB en het locatiemanagement gaat dit direct serieus van start. De locatiemanagers ervaren de meerwaarde van de gesprekken tussen de OR-leden en de medewerkers. Zij vangen door de feedback van de locatieduo’s signalen op die hen anders niet zouden bereiken. Medewerkers buiten de OR ervaren nu voor het eerst in jaren waar de OR mee bezig is.
Inhoud en regie op inspraak
Na de locatieduo’s start in 2022 ook het ‘strategisch overleg’ waarbij een aantal vaste OR-leden elk kwartaal met de RvB van gedachten wisselt over inhoudelijke thema’s. Tijdens deze overleggen bespreken RvB en OR tevens hoe er meer regie kan ontstaan op de inspraak van medewerkers. Wat bespreek je waar en met wie? Wat willen we bereiken?
Medezeggenschapteams
Zo worden de eerste stappen gezet naar het verbeteren van de inspraak van medewerkers. De volgende stap is het verder ontwikkelen van medezeggenschapteams waarin OR-leden en medewerkers gezamenlijk werken aan een bepaald vraagstuk. Hierbij kan men denken aan een andere manier van werken, een nieuwe visie op opleiden, een verbouwing of het veranderen van werktijden. OR-leden, zelf getraind in het voeren van een gelijkwaardig gesprek met het management, coachen binnen deze teams de medewerkers om beter de dialoog met het locatiemanagement aan te kunnen gaan.
Sterk OR team biedt ruimte voor verschil
Het nieuwe medezeggenschapsmodel geeft richting aan de samenstelling en werkwijze van de OR. Er wordt gewerkt met verschillende rollen binnen de OR waardoor er meer ruimte ontstaat voor ieders unieke talent. Door elk OR-lid een of meerdere rollen aan te bieden, ervaren leden meer focus, energie en waardering en kunnen zij zich ontwikkelen op de vlakken die hen het best liggen.
Een duurzame ontwikkeling?
De OR is een belangrijke motor achter directe inspraak door medewerkers. Daarom is het extra belangrijk dat medewerkers ervaren dat de OR verschil maakt en dat het leuk is om mee te doen. De nieuwe werkwijze beoogt precies dat.
Ook de RvB is blij met deze ontwikkeling en de mooie stappen die met elkaar gezet zijn. Bestuurder Eduard van Bockel: “Ik geloof in het belang van goede inspraak door medewerkers en voel een verantwoordelijkheid om dit goed te organiseren, zodat je samen verder komt. Dat kan alleen als de OR ook instapt. En dat heeft de OR gedaan. We doen het echt met elkaar. Daar ben ik trots op”. Met een traditionele OR valt de doelstelling van meer inspraak voor medewerkers moeilijker te realiseren. “In de nieuwe werkwijze heeft de OR meer een aanjagende en stimulerende rol richting medewerkers en locatiemanagement. Tegelijkertijd blijf ik als bestuurder via het Strategisch Overleg voldoende advies en tegenspraak ontvangen over strategische onderwerpen. Elke bestuurder zou zich zo’n werkwijze moeten gunnen”.
Succesfactoren
- Steun van de Raad van Bestuur. Bij Sint Jacob is er een uitgewerkte visie op moderne medezeggenschap waar, de Raad van Bestuur zich aan heeft gecommitteerd.
- Een cultuur van willen leren en experimenteren. Het hoeft niet in één keer goed. Elkaar ruimte gunnen.
- Plezier in de OR. Een voorwaarde om stappen te durven zetten is positieve energie.
- Praktijkbegeleiding door coaching-on-the-job in combinatie of-site teamsessies om te reflecteren.
- Welwillend locatiemanagement, dat het overleg met OR leden als meerwaarde ervaart en ziet als onderdeel van de normale overlegstructuur.
- Erkenning van de toegevoegde waarde van de OR. Bijvoorbeeld van ogen en oren die iets anders horen dan het management.
Chronologie / tijdlijn
2018: Besturingsfilosofie van de Raad van Bestuur met nadruk op eigen regie van medewerkers. OR omhelst concept “OR 3.0” waarin het organiseren van directe inspraak belangrijk is en begint samen met de Raad van Bestuur te werken aan een visie op medezeggenschap.
2020: OR maakt samen met de Raad van Bestuur een visie op medezeggenschap en committeren zich hieraan door een intentieverklaring te ondertekenen en te gaan experimenteren
2022: Evaluatie en vaststellen van het model ‘Moderne medezeggenschap binnen Sint Jacob’.